Mejorar la comunicación y avanzar hacia la excelencia

Hay algo que debes tener muy presente en el desarrollo de tus dotes de liderazgo, pero que también en el de tus relaciones personales en general; me refiero a la comunicación entre las personas.

Cuando asumes la responsabilidad de liderar un equipo y de orientarlo hacia el éxito en su labor, una de las cosas que serán imprescindibles para conseguirlo será el establecer una comunicación abierta, fluida y constante entre sus miembros.

Como ya sabes, una comunicación se produce en cualquier situación en la que hay alguien que emite un mensaje y otra persona lo recibe. Ese mensaje se puede emitir de diferentes maneras, pero siempre con un propósito hacia el receptor.

Una persona escucha lo que otro habla, lee lo que otro escribe o interpreta lo que alguien dibuja. En todas estas acciones se establece una comunicación. Y en cualquier comunicación que alguien inicie y que tenga un propósito, lógicamente se va a requerir siempre de alguien a quien dirigirla. El resultado final del propósito que se tenga para hacerlo dependerá en gran parte de cómo se desarrolle la comunicación.

En el liderazgo de equipos y por lo general cuando se comunica algo, siempre hay una intención detrás y suele estar relacionada con la búsqueda de alguna influencia sobre los receptores que permita conseguir que determinados planteamientos sean aceptados y se lleven a cabo con entusiasmo.

Para lograr esa influencia sobre las personas a través de la comunicación, lo primero que debemos tener en cuenta es que no basta con transmitir bien un mensaje, sino que debemos asegurarnos de que los receptores hayan entendido bien la información que se les ha transmitido.

Uno de los errores habituales es pensar que la persona a la que se le comunica algo entenderá lo que se le quiere decir simplemente porque el que comunica se entiende a sí mismo a la perfección. Esto no funciona así…

Un buen líder debe adquirir las habilidades de comunicación necesarias para hacerse entender siempre, pero también las de saber enseñar y promover esas mismas habilidades a los demás, ya que la comunicación en los equipos no tiene una sola fuente y dirección, sino que es cosa de todos. Todos los miembros deben aprender a comunicarse con claridad y fluidez entre ellos.

Esta es la clave para conseguir avanzar juntos hacia cualquier objetivo, porque es imprescindible para que las personas trabajen de forma eficiente, compartiendo ideas y conocimientos, aprovechando sus aportaciones y manteniendo con todo eso una eficaz coordinación de esfuerzos individuales y colectivos.

Por ir entrando un poco más al detalle, en esa buena comunicación que debemos alcanzar habrán cuatro factores que deberán estar muy presentes.

El primero es, obviamente, transmitir la información, ideas o comentarios de manera clara y concisa, asegurándonos no ya de que nos expresemos tan bien como lo haría un locutor de radio o un presentador de un noticiero, sino de que se haya entendido bien lo que estamos diciendo.

A menudo esto no se produce y la información se puede llegar a distorsionar hasta lo absurdo por una mala comprensión del receptor; eso puede traer consigo efectos muy distintos a los que se pretendían cuando se compartió la información.

Pero la verdad es que no es nada fácil el aprender a comunicarse correctamente y no todo el mundo tiene la misma facilidad de palabra al expresar algo ni tampoco la misma capacidad de atención y de análisis de lo que está escuchando. Si somos conscientes de esa situación en una conversación, es mejor intentar no dejarnos llevar por las prisas y hablar despacio, con palabras sencillas y con una pronunciación lo más correcta posible para que todos la comprendan, o pedir que se repita un comentario que posiblemente no hemos entendido bien.

A veces la ansiedad por decir algo, (a menudo por miedo a que nos interrumpan antes de que acabemos lo queremos decir), nos lleva a intentar expresarnos con demasiada rapidez, con lo que corremos el riesgo de acabar atropellando las palabras o los conceptos y haciendo difícil de entender lo que intentamos expresar.

Esa habilidad de hablar con claridad es algo que hay que entrenar. Intenta observar tu forma de actuar en una conversación; trata de ver qué cosas deberías corregir. Aprende a organizar las ideas y sobre todo, a mantener la calma para encontrar el momento oportuno y las palabras adecuadas que expresen tus ideas y opiniones.

No te olvides de preguntar después si se te ha entendido bien, además de estar atento a las respuestas y comentarios, porque es lo que te dará una pista de si se ha captado o no tu mensaje.

En lo de transmitir ideas, opiniones o comentarios, no todo es tarea de quien habla, también el que escucha tiene parte de responsabilidad en su comprensión; a eso se refiere el segundo factor a tener en cuenta en la comunicación efectiva del equipo; se trata de la escucha activa.

Hay muchos que desean siempre ser escuchados, pero no tienen el mismo interés en lo que puedan decir los demás. La escucha activa consiste en prestar atención consciente sobre lo que la otra persona está diciendo, mostrando interés y empatía. Pero no se trata solo de escuchar, sino también de valorar y de entender lo que te están diciendo. La combinación de ambas cosas es lo que enriquece una conversación y lo que realmente aporta un valor en el intercambio de la información que se produce.

Que haya o no una escucha activa se nota en las personas a través de sus expresiones faciales, de su lenguaje corporal o de la relevancia de las preguntas y comentarios que se puedan hacer. Esto refleja hasta qué punto se ha prestado atención y se ha comprendido lo que se estaba hablando.

El tercer factor a tener en cuenta en la comunicación efectiva entre los miembros de equipo es el mostrar siempre respeto por el que está hablando, independientemente de si se está de acuerdo o no, ya que eso contribuye a crear confianza y una actitud colaborativa y productiva.

Por poner algún ejemplo, en una conversación se puede estar en desacuerdo con una opinión o posición sobre una determinada cuestión, pero eso no significa que no se deban reconocer y respetar las opiniones y perspectivas de los demás, evitando siempre hacer crítica personal o negativa, ya que esto puede producir un gran daño en la relación y en el espíritu del equipo.

Y por último, el cuarto factor que quiero comentar es la transparencia en la comunicación.

Para construir una colaboración eficiente y de confianza entre los miembros del equipo es esencial que quien les lidera comparta con ellos la información que es pertinente; no guardarla para uno mismo como si eso permitiera tener un mayor control sobre ellos; de esa manera todos pueden contribuir con ideas y sugerencias de valor teniendo unos conocimientos adecuados sobre la cuestión; pero sobre todo, se sentirán más confiados en la persona que está al frente del equipo y que debe ser un referente para ellos, no un interrogante.

Es fundamental que exista transparencia en la comunicación y evitar el sesgo en ella. Compartir información relevante con el equipo ayuda a construir un entorno de confianza y de trabajo colaborativo. Todos se sienten incluidos y valorados, lo que aumenta la motivación.

Hay una conclusión sobre todo lo dicho anteriormente que, desde mi punto de vista, no podemos poner en duda: la mala comunicación tiene siempre efectos negativos sobre la productividad y la eficiencia en cualquier organización, entre otras cosas porque puede generar confusión y malentendidos, además de contribuir a la desorganización.

La comunicación deficiente hace que las personas no entiendan bien sus tareas, se tomen malas decisiones y baje la productividad o la calidad de lo que se está haciendo.

Hasta aquí el episodio de hoy, te invito a seguirme a través de este canal y a que aportes tus valoraciones y sugerencias sobre este contenido o sobre cualquier otro tema que te gustaría escuchar en LA GUARIDA DE LYCON. No te pierdas el próximo episodio que muy pronto compartiré contigo.

Hasta pronto.