Miguel Ángel Beltrán 
Hoy te voy a hablar de organización del trabajo; por que sí…, se trata de algo importante ya que afecta no solo a tu rendimiento en él, sino también a tu ánimo general y a tu calidad de vida.
La sensación de no aprovechar nuestro tiempo es algo que se nos agarra en la corteza cerebral como una lapa y parece que poco a poco nos va absorbiendo la energía hasta dejarnos sin ganas de nada y esto es algo que no podemos consentir.
Eso de que se te eche la noche encima con la percepción de haber sido otro día perdido no puede aportarnos mucha motivación para afrontar el día siguiente. Por el contrario, el tener la sensación de haber acabado las tareas que teníamos que hacer hoy siempre recarga las baterías para mañana. Te aseguro que al día siguiente te levantas con otro ánimo, incluso habiéndote acostado la noche anterior molido de trabajar.
Es como esa sensación que se tiene cuando te das una buena ducha caliente después de haberte dado un palizón limpiando tu casa, pintando paredes o cosechado berzas en el huerto del abuelo.
Después de finalizar correctamente el trabajo que sabes que tenías que hacer y te tumbas en el sofá con esa satisfacción de haber cumplido contigo mismo y con tus compromisos, el momento de relax resulta mucho más dulce, porque sabes que te lo has ganado.
Pero no te confundas, no siempre la tarea que decidimos hacer es la que deberíamos haber hecho. Hay que aprender a establecer un orden en la realización de las cosas y a ser muy disciplinado. No es que se trate de te destroces trabajando a destajo, sino de hacer bien tu trabajo, en el momento apropiado y de forma productiva.
Pero además de eso, sin duda es bueno acostumbrarse a mantener organizado tu tiempo y tus tareas, para que tu mente y tus ánimos se mantengan en un buen nivel.
Dicen por ahí los entendidos que una de las claves para conseguir eso es a través de la priorización. Muchas personas no priorizan porque dicen que no tienen tiempo para eso, por lo que pasan directamente a la acción. Sin pensar ni nada, arremangados y a por faena…
Pero el caso es que, para ser eficientes necesitas organizar lo que tienes que hacer, saber cómo hacerlo y cuando hacerlo. Y para eso va a ser necesario que pares un momento y pienses un poco en ello. Yo no conozco a nadie que primero haga las tareas y después organice como hacerlas.
Muy a menudo esa falta de productividad no viene dada por ser un vago o por no trabajar lo suficiente. De hecho, puede ser que una persona se rompa el lomo trabajando 12 horas diarias cinco días a la semana y sin embargo no esté consiguiendo sacarse el trabajo de encima con la eficacia que se espera de él.
Priorizar significa empezar por separar las cosas que son importantes y urgentes de las que no lo son, entender el tiempo como un recurso que hay que controlar porque se agota como se pierde el agua si dejas un grifo abierto; significa el analizar cómo debemos hacer las cosas de la mejor manera con los recursos que tenemos. Y si no tenemos recursos suficientes, también significa pensar cómo encontrar la forma de conseguirlos y de aprovecharlos al máximo.
Las ansias por acabar cuanto antes el trabajo hace que utilicemos los músculos de piernas y brazos antes que el cerebro.
Métete esto en la cabeza…, las claves para ser realmente productivos es planificar, administrar recursos, coordinar esfuerzos y hacer seguimiento de lo que hacemos utilizando los menores recursos posibles.
Y tienes que hacerlo así, porque cuando las tareas están organizadas de manera efectiva es cuando las personas pueden centrar sus energías en las actividades más importantes, aumentar su rendimiento, reducir el estrés que provoca la acumulación de cosas sin hacer o que se han hecho mal, y lograr con todo eso un equilibrio entre la vida laboral y personal que te lleve a sentirte bien.
La organización de las tareas del día a día es crucial para que le des una patada a tu desánimo e impulses tu desarrollo personal y profesional.
No crece en una organización quien hace más tareas en menos tiempo, sino quien sabe planificarse eficazmente para hacer de forma correcta y a tiempo lo que es más importante y valioso para esa organización.
Una persona destaca por el valor que aporta con su trabajo, no por la cantidad de trabajo que hace. Esto es siempre tenido en cuenta por las empresas, ya que esa es la actitud que buscan en sus equipos, porque contribuye al logro de objetivos, a mejorar la competitividad y a maximizar beneficios.
¿Y qué pasa cuando la organización del trabajo es deficiente?, pues que se tiende a generar caos, confusión, retrasos, errores y frustración, lo que afecta negativamente en el rendimiento, en el estado físico y anímico de las personas y las lleva a una peor calidad de vida.
Una buena manera de organizar el tiempo disponible es hacerlo por bloques de actividad, para lo que puedes a utilizar la herramienta que te resulte más cómoda; desde una simple libreta o una pizarra, a cualquier App instalada en tu teléfono, donde puedas apuntar fácilmente una tarea, programar tus reuniones, citas o eventos, asignar recursos, hacer seguimiento o tomar apuntes sobre las áreas de mejora que vayas detectando.
La falta de planificación es uno de los principales errores que ocasionan una mala realización del trabajo y de la productividad para cualquier persona. Comenzar cualquier trabajo sin haber pensado antes en cómo abordarlo es lo que lleva a confusiones, retrasos y errores.
Todos somos humanos y tendemos a lo ocioso; de algún modo luchamos constantemente contra esa vocecilla interior que nos dice eso del “ya lo haré después”. O esa llamada silenciosa del mando a distancia y del sillón para que dejemos caer sobre él todo el peso de nuestro hastío, cansancio o desmotivación y compensarlo con una buena sesión de episodios de Breaking Bad o de Doctor House regados con una cerveza helada. Demasiada tentación…
Hay una palabra algo difícil de pronunciar que seguro habrás escuchado más de una vez y que viene en referencia a eso; se trata de la procrastinación.
Procrastinar consiste en dejar las tareas para el último momento o perder el tiempo en actividades no relacionadas con el trabajo, justo a lo que me refería antes y que debemos evitar; ya no porque reducen nuestra productividad, sino porque, al contrario de lo que piensen muchos, procrastinar contribuye a aumentar el estrés o incluso la depresión; porque en el fondo de tu conciencia, incluso en su parte más escondida, estará esperando a salir esa sensación de decepción que supone el haberte dejado llevar una vez más por la desgana y no haber cumplido con tu obligación.
Hay quienes realmente tienen serias dificultades con las cosas que saben que deben hacer y con cumplir los compromisos, ya sean importantes o no.
Tomar por costumbre postergar tareas, estén o no planificadas previamente, no es una buena idea en ningún caso, porque es una conducta que suele traer consigo situaciones poco positivas, tanto en la vida personal como en la profesional.
Pero somos humanos, aquí nadie se salva de procrastinar en algún momento, porque el estado de ánimo y nuestras circunstancias personales son algo que van variando. Hay muchas razones que pueden hacernos caer en esa tentación alguna vez, lo importante es ser consciente de ello y de que no podemos hacerlo habitualmente.
Como seguro que a ti también te pasa y tienes que lidiar con ello como todo hijo de vecino, te comento algunas cosas para intentar evitarlo.
La primera es identificar los factores que te incitan a dejar de hacer las cosas y guardaras en la carpeta de asuntos pendientes. Preguntate si es porque se trata de una tarea aburrida, o si es algo difícil para ti, o si es porque estás saturado por otros asuntos y te ves incapaz de hacerlo en ese momento.
Coje todas esas tareas por hacer y además de organizarlas por prioridad, plantea unos objetivos de realistas para llevarlas a cabo en lugar de tratar de abordarlas todas de una vez. Y si se trata de alguna tarea compleja, intenta dividirla en partes más pequeñas y las vas completando paso a paso.
Si la tarea es prolongada, tómate unos descansos que previamente hayas establecido. Cuando viajas en coche, es importante hacer un descanso al menos cada dos horas. Aquí pasa exactamente lo mismo; necesitamos parar unos minutos, tomar un café, estirar las piernas, mirar por la ventana…, haz un break de vez en cuando, que no pasa nada. Luego continua hasta el siguiente descanso. Esto te ayudará a mantenerte enfocado y a evitar el exceso de fatiga, que llegará, no lo dudes.
Una de las cosas que sugiero especialmente para trabajar es la de buscar un sitio silencioso donde poder evitar distracciones. Para ser productivo es buena idea estar lo más tranquilo posible, siempre que el trabajo a realizar te lo permita, claro está. Si trabajas en demolición de edificios, en una cantera o en la policía antidisturbios, seguramente lo tendrás más complicado. A mí me funciona muy bien el escuchar música clásica, sobre todo la de piano o la de guitarra, pero esto va a gustos.
Cuando te toque hacer una tarea de mayor dificultad, busca el momento más apropiado para hacerlo. Hay momentos del día en los que solemos estar en mejores condiciones de concentración, defínelos y reserva esas tareas especiales para entonces.
No olvides practicar la disciplina y la constancia. No permitas que las distracciones te alejen del objetivo; cuando vayas a empezar algo, métete en la cabeza que lo empiezas para terminarlo, no para dejarlo a medias; no pares hasta que llegues al final.
Y sobre todo, no olvides premiar tu esfuerzo con un buen descanso cuando acabes el trabajo que planificaste. Lo habrás conseguido y es momento de celebrarlo de la manera que más te apetezca, porque te lo habrás ganado.
Hasta aquí el episodio de hoy, te invito a seguirme a través de este canal y a que aportes tus valoraciones y sugerencias sobre este contenido o sobre cualquier otro tema que te gustaría escuchar en LA GUARIDA DE LYCON. Y no te pierdas el próximo episodio que muy pronto compartiré contigo.
Miguel Ángel Beltrán
